Elektronische Rechnung im Wandel

Geschrieben von Karl Weintögl am in Know How, News

Die elektronische Rechnung ist in Österreich seit 2004 zulässig. Bis heute nutzen ca. 13.000 Unternehmen diese Möglichkeit und versenden ca. 300 Millionen Rechnungen pro Jahr. Damit sparen Sie insgesamt ca. 600 Millionen EURO pro Jahr gegenüber dem Versand auf dem Postweg. Um die elektronischen Dokumente zu schützen, werden automatisiert fortgeschrittene Signaturen angebracht, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes zuverlässig sicherstellen. Leider hat sich die elektronische Rechnung nicht in allen EU Mitgliedsstaaten so gut wie in Österreich durchgesetzt. Grund dafür waren übertriebene Anforderungen an die Signatur (Qualifizierte Signatur). Qualifizierte Signaturen dürfen nur händisch, für jedes Dokument einzeln angebracht werden. Dafür benötigt man ein externes Kartenlesegerät und eine Signaturkarte. Bei jedem einzelnen Signaturvorgang muss dann die geheime PIN am Kartenlesegerät eingegeben werden. Der Aufwand ist deswegen so hoch, weil die qualifizierte Signatur vom Gesetz her der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist. Damit die Länder, in denen diese für Rechnungen absolut ungeeignete Methode vorgeschrieben wurde, auch in den Genuss des Wettbewerbsvorteils von Staaten wie Österreich kommen können, hat die Europäische Kommission im Jahr 2011 eine Änderung der Umsatzsteuerrichtlinie ausgearbeitet, die eine Harmonisierung in diesem Bereich als Ziel hatte. Dabei sollten Hemmnisse, wie z.B.: die qualifizierte Signatur aus dem Weg geräumt werden und die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt werden, die man ja bekanntlich auch nicht eigenhändig unterzeichnen muss. Die Europäische Richtlinie schreibt drei wesentliche Punkte vor, die sowohl vom Rechnungsersteller, als auch vom Rechnungsempfänger sichergestellt werden müssen, unabhängig, ob die Rechnung in Papierform oder elektronisch vorliegt:
o Echtheit der Herkunft
Hier geht es darum, die Identität des Rechnungserstellers sicherzustellen
o Unversehrtheit des Inhaltes
Hier geht es darum, dass der im UST Gesetz vorgeschriebene Rechnungsinhalt nicht verändert wurde (Rechnungsmerkmale §11.3 UstG)
o Lesbarkeit
Hier geht es darum, dass die Rechnungsdaten für Menschen lesbar sein müssen (eine XML Rechnung ist dafür z.B. nicht geeignet)
Jeder Unternehmer legt selbst fest, wie er diese drei Punkte vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sicherstellt.
Umsetzung in Österreich:
Beim Begriff der elektronischen Rechnung wurde das Format (pdf, txt, xml, TIFF, u.a.) der Rechnungsdatei von der Art der Übertragung (E-Mail, Download, u. a.) entkoppelt. Sie können also unabhängig voneinander frei gewählt werden. Auch eingescannte Papierrechnungen oder Faxrechnungen gelten jetzt als elektronische Rechnung. folgende Möglichkeiten für die Einhaltung der drei Kriterien (Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit) stehen zur Verfügung:
o Innerbetriebliches Steuerungsverfahren
o Qualifizierte Signatur
o Unternehmensserviceportal oder PEPPOL (betrifft nur Lieferanten an den Bund ab 2014)
o EDI Verfahren
Das Innerbetriebliche Steuerungsverfahren:
Es handelt sich dabei um ein Kontrollverfahren bei dem der Rechnungsempfänger manuell oder automatisiert die Echtheit und die Unversehrtheit der Vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale durch Abgleich mit seinen Unterlagen (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, andere Belege) sicherstellt. Der Gesetzgeber empfiehlt aber jedem Unternehmer hier auch alle anderen Daten, die in der Rechnung enthalten sind (z.B.: Bankdaten des Lieferanten) im eigenen Interesse zu prüfen. Die Gefahr liegt darin, dass ein Dritter die Rechnung am Übertragungsweg verändert (z.B.: die Kontonummer manipuliert). Bei Rechnungen, die per Post versendet werden ist diese Art des Betruges ein großer Aufwand und daher eher uninteressant. Bei ungeschützten elektronischen Rechnungen kann dieser Vorgang aber mit entsprechenden Proxys automatisiert werden. Um die Prüfung zu vereinfachen und eine etwaige Manipulation schon im Vorfeld auszuschließen, werden wohl auch in Zukunft fortgeschrittene Signaturen zur Sicherstellung der Echtheit und der Unversehrtheit weiterhin im großen Stil zum Einsatz kommen.
Das innerbetriebliche Steuerungsverfahren in Kombination mit fortgeschrittener Signatur stellt sich im Endeffekt als die beste Lösung heraus, um bei geringsten Kosten und geringstem Aufwand die Echtheit und Unversehrtheit zu gewehrleisten. Diese kann auch bei unsignierten Rechnungen als Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit vom Rechnungsempfänger angebracht werden.

Weitere Infos unter http://www.it20one.at

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Ing. Karl Weintögl

Tel.: 01990004620

Karl Weintögl

ich bin Maschinenbau Ingenieur und habe 2001 it20one gegründet. Seitdem leite ich das Unternehmen als GF. Ich bin sehr innovativ, habe in den letzten 15 Jahren zahlreiche Softwareprodukte kreiert und erfolgreich verkauft. Meine Stärke ist der Umgang mit Kunden. ich verstehe sehr gut die Bedürfnisse der Kunden und kann das einem Softwareentwickler auch sehr gut verständlich aufbereiten, damit der Kunde im Endeffekt genau das bekommt, was er ursprünglich wollte. Ein kleines Hobby von mir ist Kunden zu verblüffen :-) Privat interessiere ich mich für alternative Wirtschaftssysteme, alternative Geldsysteme und alternative Energieversorgung.

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